নীতিমালা (Policy Manual)

উদ্দেশ্য:

শাসন (governance), আর্থিক ব্যবস্থাপনা, প্রোগ্রাম, ব্র্যান্ড, তথ্যব্যবস্থাপনা, স্বচ্ছতা ও ঝুঁকি‑নিয়ন্ত্রণের সমন্বিত নিয়ম নির্ধারণ।

পরিধি:

সমিতির সকল সদস্য, নির্বাচিত প্রতিনিধি, কর্মী, স্বেচ্ছাসেবক, পরামর্শক, অংশীদার, সরবরাহকারী ও দর্শনার্থী (যেখানে প্রযোজ্য)।

সংজ্ঞা (সংক্ষেপ):

• সদস্য: অনুমোদিত আবেদনকারী যার সদস্যপদ সক্রিয়।
• শেয়ার/অবদান: সংবিধি ও নীতিমালা অনুযায়ী প্রদত্ত অর্থ/ইক্যুইটি।
• কমিউনিটি ক্যাপিটাল পুল (CCP): সদস্যদের সম্মিলিত মূলধনের তহবিল, অনুমোদিত ব্যবহারে ব্যয়।
• পাইলট: স্বল্প‑পরিসরের পরীক্ষামূলক কার্যক্রম; শেখা সংগ্রহ করে স্কেল‑আপ।

২.১ কাঠামো:

• • সাধারণ সদস্য সভা (AGM)
• • নির্বাহী কমিটি (EC) — সভাপতি, সহ‑সভাপতি, সাধারণ সম্পাদক, কোষাধ্যক্ষ, সদস্যবৃন্দ
• • উপদেষ্টা বোর্ড (অনারারি)
• • অডিট ও ঝুঁকি কমিটি
• • প্রোগ্রাম বাস্তবায়ন টিম (স্বেচ্ছাসেবক/পার্ট‑টাইম)

২.২ সভা ও কোরাম:

• • AGM: বছরে অন্তত ১ বার; কোরাম: মোট সদস্যের [১/৩] বা [সংবিধি অনুযায়ী]
• • EC: মাসিক/ত্রৈমাসিক; কোরাম: সদস্যের [অর্ধেক+১]
• • মিনিটস ৭ কার্যদিবসের মধ্যে প্রকাশ্য সারাংশ আকারে ওয়েবসাইটে আপলোড।

২.৩ নির্বাচন ও মেয়াদ:

• • EC মেয়াদ [২] বছর; একটানা সর্বোচ্চ [২] মেয়াদ
• • নির্বাচন পদ্ধতি: সংবিধি/নির্বাচন বিধি অনুযায়ী, স্বাধীন রিটার্নিং অফিসার।

২.৪ স্বার্থসংঘাত (Conflict‑of‑Interest):

• • COI ঘোষণা ফর্ম বাধ্যতামূলক; ভোট/সিদ্ধান্তে বিরত থাকা
• • আত্মীয়স্বজন/নিজস্ব প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে লেনদেন হলে EC‑কে লিখিতভাবে আগেভাগে জানাতে হবে।

২.৫ নীতিমালা সংশোধন:

EC প্রস্তাব → সদস্য‑পরামর্শ → AGM/বিশেষ সভায় অনুমোদন; ভার্সন কন্ট্রোল বজায়।

৩.১ শ্রেণি:

প্রতিষ্ঠাতা, সাধারণ, সহযোগী (Associate), প্রাতিষ্ঠানিক (Institutional)।

৩.২ যোগ্যতা:

১৮+, [উপজেলা/ইউনিয়ন] বাসিন্দা/উদ্যোক্তা, সংবিধি‑মান্যতা, NID/ঠিকানার প্রমাণ।

৩.৩ প্রক্রিয়া:

প্রাক‑নিবন্ধন → যাচাই → ওরিয়েন্টেশন → অনুমোদন → সদস্য আইডি।

৩.৪ ফি/অবদান:

প্রবেশ ফি: [৳X], শেয়ার অবদান: [৳Y]/ইউনিট; বার্ষিক নবায়ন: [৳Z]। (অনুমোদনের পর চূড়ান্ত)

৩.৫ অধিকার ও দায়িত্ব:

ভোটাধিকার (যেখানে প্রযোজ্য), তথ্যপ্রাপ্তি, নীতি‑মান্যতা, চাঁদা/অবদান নিয়মিতকরণ।

৩.৬ স্থগিত/বাতিল:

সময়মত অবদান না দেয়া, আচরণভঙ্গ, COI লঙ্ঘন ইত্যাদির ক্ষেত্রে শোকজ → শুনানি → সিদ্ধান্ত।

৪.১ ব্যাংকিং ও হিসাবরক্ষণ:

• • নামীয় ব্যাংক অ্যাকাউন্ট; যৌথ স্বাক্ষর: কোষাধ্যক্ষ + সভাপতি/সাধারণ সম্পাদক।
• • ডাবল‑এন্ট্রি হিসাবরক্ষণ, মাসিক ক্লোজ, বার্ষিক অডিট।
• • ডিজিটাল ভাউচার/রসিদ; ক্যাশ‑হ্যান্ডলিং ন্যূনতম।

৪.২ বাজেট ও অনুমোদন:

• • বার্ষিক বাজেট AGM‑এ অনুমোদন; ত্রৈমাসিক রিভিউ।
• • বাজেট বহির্ভূত ব্যয় > [৳৫০,০০০] হলে EC বিশেষ অনুমোদন।

৪.৩ অর্থব্যয়ের কর্তৃত্বসীমা (Financial Authority Matrix):

• • টিম লিড: ≤ [৳১০,০০০]
• • কোষাধ্যক্ষ: ≤ [৳২৫,০০০]
• • সাধারণ সম্পাদক: ≤ [৳৫০,০০০]
• • EC (রেজোলিউশন): > [৳৫০,০০০]

৪.৪ পেটি‑ক্যাশ:

সর্বোচ্চ ভাসমান সীমা [৳২০,০০০]; মাসিক রিকনসিলিয়েশন।

৪.৫ অনুদান/গ্র্যান্ট:

আইনগত সেটআপ সম্পন্ন হলে গ্রহণ; ততদিন Pledge/অঙ্গীকার ফর্ম—কোনো অর্থ গ্রহণ নয়।

৪.৬ আর্থিক প্রতিবেদন ও স্বচ্ছতা:

ত্রৈমাসিক ব্যয় সারাংশ, বার্ষিক আর্থিক বিবরণী, স্বাধীন অডিট সারাংশ ওয়েবসাইটে।

৫.১ উদ্দেশ্য:

ক্ষুদ্র উদ্যোক্তা/যন্ত্রপাতি/কাঁচামাল/ওয়ার্কিং‑ক্যাপিটালে সহায়তা; ব্যাংকিং নয়—কমিউনিটি ইনিশিয়েটিভ কাঠামোতে সীমিত ও ঝুঁকি‑নিয়ন্ত্রিত সহায়তা।

৫.২ তহবিলের উৎস:

সদস্য অবদান, অনুমোদিত দান/CSR (আইনসিদ্ধ হলে), উদ্বৃত্তের অংশ।

৫.৩ যোগ্যতা ও সীমা:

• • সদস্যপদ ≥ [৩] মাস সক্রিয়; অংশগ্রহণ/ওরিয়েন্টেশন সম্পন্ন
• • সদস্যপ্রতি এক্সপোজার সীমা: ≤ [৳X] বা CCP‑এর [Y%], যেটি কম
• • পোর্টফোলিও ক্যাপ: একক খাতে ≤ [৩০%]

৫.৪ অনুমোদন প্রক্রিয়া:

আবেদন → প্রি‑স্ক্রিন → ক্রেডিট/ঝুঁকি সাব‑কমিটি → EC রেজোলিউশন।

৫.৫ ডিসবার্সমেন্ট:

কিস্তি/মাইলস্টোনভিত্তিক; সরাসরি ভেন্ডর/সরবরাহকারীকে পেমেন্ট অগ্রাধিকার।

৫.৬ সিকিউরিটি/গ্যারান্টি:

গ্রুপ গ্যারান্টি/পোস্ট‑ডেটেড চেক/মাইক্রো‑কোল্যাটেরাল (যেখানে প্রযোজ্য)।

৫.৭ মনিটরিং:

মাসিক ভিজিট/রিপোর্ট; সমস্যা চিহ্নিত হলে পুনঃতফসিল/সাপোর্ট।

৫.৮ ডিফল্ট ও প্রভিশনিং:

৩০+ দিন বাকি = বিশেষ নজরদারি; ৯০+ দিন = নন‑পারফর্মিং; প্রভিশনিং রেট [X%]; পুনরুদ্ধার ন্যায্য ও মানবিক নীতিতে।

৬.১ নীতি‑সূত্র:

মূল্য‑সাশ্রয়, গুণমান, সময়ানুবর্তিতা, ন্যায্য প্রতিযোগিতা, COI‑নিয়ন্ত্রণ।

৬.২ সীমা ও পদ্ধতি:

• • ≤ [৳২৫,০০০]: একটি কোটেশন/বাজারদর
• • [৳২৫,০০১–৳২,০০,০০০]: ন্যূনতম ৩ কোটেশন (RFQ)
• • > [৳২,০০,০০০]: সংক্ষিপ্ত টেন্ডার/খোলা আহ্বান (RFP)

৬.৩ ভেন্ডর নির্বাচন মানদণ্ড:

দামের সাথে গুণমান, ডেলিভারি রেকর্ড, ওয়ারেন্টি/সাপোর্ট, স্থানীয়তা/সমতা বিবেচনা।

৬.৪ ডকুমেন্টেশন:

পারচেজ রিকুইজিশন → অনুমোদন → PO/কন্ট্রাক্ট → GRN/ইনভয়েস → পেমেন্ট ভাউচার।

৬.৫ এমার্জেন্সি ক্রয়:

জীবন/সম্পদ ঝুঁকি হলে EC‑এর ন্যূনতম কোরাম অনুমোদনে দ্রুত ক্রয়; পরবর্তী ৭ দিনে নিয়মিতকরণ।

৭.১ মালিকানা:

ইনিশিয়েটিভের নিবন্ধিত ট্রেডমার্ক/ব্র্যান্ড ইনিশিয়েটিভের; সদস্য/পার্টনার ব্যবহারে লাইসেন্স চুক্তি।

৭.২ মাননিয়ন্ত্রণ:

ব্র্যান্ড ব্যবহারে গুণমান, ট্রেসেবিলিটি, ল্যাবেলিং/বারকোড/ব্যাচিং নীতি।

৭.৩ যোগাযোগ:

মিডিয়া স্টেটমেন্ট শুধু নির্ধারিত মুখপাত্র দেবেন; সোশ্যাল‑মিডিয়া গাইডলাইন পালন।

৭.৪ কন্টেন্ট অধিকার:

ছবি/ভিডিও ব্যবহারে লিখিত সম্মতি; শিশু/ঝুঁকিপূর্ণ ব্যক্তির ক্ষেত্রে অতিরিক্ত সুরক্ষা।

৮.১ সংগ্রহ:

সদস্যপদ/পাইলট/ইভেন্টে ন্যূনতম প্রয়োজনীয় তথ্য; উদ্দেশ্য‑সীমাবদ্ধতা।

৮.২ সংরক্ষণ:

পাসওয়ার্ড‑প্রটেক্টেড ড্রাইভ, অ্যাক্সেস‑কন্ট্রোল, এনক্রিপ্টেড ব্যাকআপ।

৮.৩ ব্যবহার/শেয়ারিং:

আইন/সম্মতি/চুক্তি ছাড়া তৃতীয় পক্ষকে বিক্রি নয়; অ্যানোনিমাইজড ডাটা গবেষণায় ব্যবহারযোগ্য।

৮.৪ ডাটা রিটেনশন:

সদস্য রেকর্ড [৭] বছর, আর্থিক রেকর্ড [১০] বছর, মিডিয়া কনসেন্ট [৫] বছর; মেয়াদোত্তীর্ণে নিরাপদ ধ্বংস।

৮.৫ ঘটনাপ্রতিবেদন:

ডাটা‑ব্রীচ হলে ৭২ ঘণ্টার মধ্যে EC‑কে রিপোর্ট; প্রয়োজনে নোটিফিকেশন।

৯.১ শিশু/নারী সুরক্ষা:

নিরাপদ পরিবেশ, গাইডলাইন, ব্যাকগ্রাউন্ড‑চেক (যেখানে প্রযোজ্য), রিপোর্টিং চ্যানেল।

৯.২ হয়রানি‑বিরোধী নীতি:

শূন্য‑সহনশীলতা; অভিযোগ গোপনীয়ভাবে গ্রহণ, নিরপেক্ষ অনুসন্ধান।

৯.৩ অন্তর্ভুক্তি:

লিঙ্গ, ধর্ম, জাতিগত পরিচয় নির্বিশেষে সমান সুযোগ; প্রতিবন্ধী‑অন্তর্ভুক্ত ডিজাইন।

৯.৪ আচরণবিধি:

ঘুষ/দুর্নীতি/উপহার নীতি, স্বার্থের সংঘাত, সম্মানজনক ভাষা, বৈষম্য‑নিষেধ।

১০.১ চ্যানেল:

ওয়েব‑ফর্ম/ইমেইল/হটলাইন/ফিজিক্যাল ড্রপ‑বক্স।

১০.২ SLA:

গ্রহণ‑স্বীকৃতি ৭ দিন, প্রাথমিক পর্যালোচনা ১৪ দিন, নিষ্পত্তি লক্ষ্য ৩০–৪৫ দিন।

১০.৩ গোপনীয়তা:

তথ্যদাতার পরিচয় সুরক্ষিত; প্রতিশোধমূলক আচরণ নিষিদ্ধ।

১০.৪ আপিল:

অভিযোগকারী সিদ্ধান্তে সন্তুষ্ট না হলে EC/উপদেষ্টা বোর্ডে আপিল।

১১) প্রোগ্রাম ও প্রশিক্ষণ নীতি:

কোর্স ডিজাইন: স্থানীয় চাহিদা‑ভিত্তিক, ন্যূনতম ২০–৩০ ঘন্টা মডিউল, প্রাক‑ও‑পোস্ট মূল্যায়ন। নির্বাচন: অগ্রাধিকার—নারী/যুব/স্বল্প‑আয়ের সদস্য; স্বচ্ছ মানদণ্ড।

১২) পরিবেশ, স্বাস্থ্য ও নিরাপত্তা (EHS):

পরিবেশ: বর্জ্য‑ব্যবস্থাপনা, প্লাস্টিক‑হ্রাস, জ্বালানি‑সাশ্রয়, পানি‑নির্বাহ। কর্মস্থল নিরাপত্তা: PPE, ফায়ার‑সেফটি, ফার্স্ট‑এইড, ঘটনা লগ।

১৩) মনিটরিং, মূল্যায়ন ও শেখা (MEL):

বেসলাইন: সদস্য‑প্রোফাইল, আয়, দক্ষতা—লঞ্চের আগে/শুরুতে সংগ্রহ। KPI (Year‑1): নীতি অনুমোদন সংখ্যা, পাইলট সংখ্যা/সমাপ্তি হার, অংশীদার MOU, ফিডব্যাক সেশন।

১৪) স্বচ্ছতা ও প্রকাশ (Transparency):

রেজিস্ট্রেশন স্ট্যাটাস, নীতিমালা, বাজেট সারাংশ, EC মিনিটস‑সারাংশ, অডিট সারাংশ—ওয়েবসাইটে নিয়মিত আপডেট।

১৫) অংশীদারিত্ব (Partnerships):

প্রক্রিয়া: EOI → ডিউ‑ডিলিজেন্স → উদ্দেশ্য/ভূমিকা নির্ধারণ → MOU → পাইলট → মূল্যায়ন।

১৬) যোগাযোগ ও মিডিয়া নীতি:

মুখপাত্র: সভাপতি/সাধারণ সম্পাদক/নির্ধারিত মিডিয়া লিড। সোশ্যাল মিডিয়া: অফিসিয়াল হ্যান্ডেল; ব্যক্তিগত মতামত পোস্টে "নিজস্ব মত" ডিসক্লেইমার।

১৭) রেকর্ড রিটেনশন ও ডকুমেন্ট কন্ট্রোল:

সংবিধি/নীতিমালা: স্থায়ী; AGM/EC মিনিটস: স্থায়ী; আর্থিক রসিদ/ইনভয়েস: ১০ বছর; সদস্য রেজিস্টার: ৭ বছর; প্রোকিউরমেন্ট ডকস: ৭ বছর।

১৮) ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা (Risk Management):

রেজিস্টার: কৌশলগত/অপারেশনাল/ফাইন্যান্স/রেপুটেশনাল ঝুঁকির তালিকা; সম্ভাবনা×প্রভাব স্কোর। প্রতিকার: এড়ানো, কমানো, ভাগ করা, গ্রহণ।

১৯) নীতিমালা লঙ্ঘন ও শাস্তিমূলক ব্যবস্থা:

ধাপে ধাপে: মৌখিক সতর্কতা → লিখিত সতর্কতা → সাময়িক স্থগিত → স্থায়ী বাতিল (প্রয়োজনে AGM অনুমোদন)। আপিল‑প্রক্রিয়া সুনির্দিষ্ট।

২০) কার্যকারিতা, ব্যতিক্রম ও সংশোধন:

কার্যকারিতা: অনুমোদনের তারিখ থেকে কার্যকর। ব্যতিক্রম: EC লিখিত সিদ্ধান্তে কেস‑টু‑কেস; কারণ ও মেয়াদ নথিভুক্ত। সংশোধন: বার্ষিক রিভিউ; প্রয়োজনে মধ্যবর্তী সংশোধন।